Exempel Hållbarhetsarbete

Hur vi mäter

Inte helt överraskande använder vi vår egen plattform ansvarsfullt.se för att mäta vårt nuläge. Ansvaret för mätningen ligger hos en person i bolaget, i vårt fall vår VD, men svaren på frågorna fördelas baserade på dess natur. Säljrelaterade frågor lyfts med säljansvarig, teknikfrågor med utvecklingsansvarig etc.

Se våra resultat genom att klicka på sigillet. Det tar dig till vår publika profil, något som alla våra kunder kan ha om de väljer det.

Analys av resultatet

Ok, nu har vi fått en tydlig bild av vårt nuläge. Vi kan se hur vi ligger till mot andra bolag i vår bransch och mot snittet på alla bolag som har besvarat frågorna hos. Vi kan även titta på svaren utifrån de tre ISO-standarderna (kvalitet, miljö och socialt ansvar), våra sju arbetsområden och mot FNs Globala mål.

Vi börjar med att generera våra rapporter för att lättare kunna se de olika frågorna och dess svar. I vårt fall kan vi även dra ut en utvecklingsrapport som visar på hur och var vi har förbättrat oss sedan senaste gången vi rapporterade. Detta ger också en bra bild på var vi inte har förbättrat oss särskilt mycket.

Vi sätter oss sedan gemensamt och tar en diskussion utifrån våra grafer, jämförelser och rapporter.

Här exempel på delar av våra grafer och rapporter. Dessa ger oss bra insikt i hur vi ligger till i olika områden och jämfört mot andra i vår bransch.

Val av förbättringsområden

När vi analyserar försöker vi hitta de delar vi känner antingen att vi mest av allt vill förbättra oss på eller mot de punkter vi ligger efter mot våra branschkollegor. Ingen vill väl vara sämre än snittet i sin bransch.

Utifrån detta väljer vi ut 3 frågor som vi ska börja förbättra oss mot.

Allteftersom vi förbättrar oss går vi in och reviderar svaren. När vi är klara med de 3 frågorna väljer vi helt enkelt tre nya frågor som vi tar oss an på samma vis.

Här kan vi se att vid detta tillfälle så ligger vi lite efter branschen på Arbetsklimat, Medarbetare och Inre Miljö. Då klickar vi oss in där för att se vilka frågor som ligger lågt, om det är några vi känner bör prioritera extra och då hamnar på vår att-göra-lista. I detta fallet såg vi att vi behövde se över hur vi hanterar risk för stress, hur vi följer upp sjukfrånvaro, hur väl bolagets värderingar är dokumenterade och presenterade samt att ta fram plan för vidareutbildning av vår personal.

Vi rekommenderar som sagt inte att ta tag i allt för många saker samtidigt. Givetvis beroende på hur just er organisation ser ut, men vi brukar välja ut tre.

Mäta utveckling

När förbättringar har skett går vi in i våra svar och ändrar dem. Oftast är det till det positiva, men det kan också ske förändringar i bolaget som kan resultera i att man faktiskt måste gå tillbaka något steg för att sedan förbättra sig igen.

När det gått minst tre månader från att man senast genererade sin hållbarhetsrapport kan man skapa en utvecklingsrapport. Denna visar på förändring över tid och då förhoppningsvis att man tagit steg framåt i sitt hållbarhetsarbete.

Vi använder vår utvecklingsrapport som något positivt bland medarbetare, men även som rapport till styrelse samt ägare. I vissa fall har vi även använt den mot samarbetspartners och kunder.

Vårt ledningssystem

Svenska Institutet för Standarder, SIS, säger:

”Ett ledningssystem beskriver hur en organisation styr sin verksamhet. Det fungerar som ett verktyg för högsta ledningen att säkerställa att verksamheten bedrivs enligt fastställda rutiner och som ett stöd för medarbetarna i deras dagliga arbete.”.

Ledningssystem är en huvudingrediens i ISO och ett krav om man skulle vilja certifiera sig. Anledningen är just att det ska finnas en struktur för dokument, processer, policys etc som alla i bolaget känner till och kan finna information vid behov.

Vi har byggt upp vårt ledningssystem i vårt gemensamma filsystem. Det ligger i molnet vilket gör att även om man sitter hemma, på ett kundmöte eller behöver informationen på språng via telefonen så kan man alltid komma åt den.

Exempel på hur det ser ut:

Dokumentmallar – Här ligger alla mallar för till exempel Powerpoint, Word etc.

Organisation – Dokument om hur vår organisation ser ut med styrelse, ledning, anställda etc. Här finn även information om hur vi startade, bolagets vision osv.

Policys – Jämställdhetspolicy, mobilpolicy, policy gällande alkohol och droger etc.

Rutiner – Här finns våra rutiner nedskrivna, hur vi till exempel agerar när någon börjar hos oss, slutar, när vi signerar ett ny partnerbolag etc.

Välkommen! – Vi gillar att ha en tydlig mapp för de som är nya hos oss. Här det finns lite information om hur man hittar bland våra filer, på vårt kontor, vem som gör vad etc. Det är aldrig lätt att vara nyanställd, men förhoppningsvis ska informationen här hjälpa.

Givetvis har vi fler arbetsmappar i struktur runt detta, till exempel för presentationer etc, men här ligger alla våra mer fasta dokument.